第一章总则
教务处公章是学校教育教学组织与管理的重要凭证和工具，教务处公章的管理，对内关系到教务处正常教育教学管理工作的开展，对外关系到学校和部门的责任和形象。为规范教务处公章的管理和使用，特制定本办法。
第二章公章管理
第一条教务处公章由教务处指定专人妥善保管和使用，专人因事离岗时必须由单位负责人指定人员暂时代管。公章不得转借他人，不用时，必须由保管人妥善保管，不得随意放置。
第二条保管人员必须坚持原则，严格照章用印。用章前必须对《湖南工程学院教务处用章审批单》的用章事由、用章量和经办人签名、审核人签字的情况进行仔细核对。年底保管人员将所有用章审批单存档。
第三条公章必须存放于加锁的抽屉内。未经处长批准，不得携带公章离开办公地点。使用完毕，将公章及时放回原处，人离锁落。下班时，检查所保管的印章，落实存放情况。
第四条对因公章保管或使用不当而出现事故，将追究当事人责任。
第三章公章使用
第五条部门内部用章
（1）教务处各科室开具各种证书或证明（包括聘书、获奖证书、学生证、退学证明、毕业证明书等）由经办人填写《湖南工程学院教务处用章审批单》，分管处长审核，处长审批后用印；
（2）以教务处名义对外发文、报告、公函、重要材料等，用章须处长审批后用印；
（3）以教务处名义报送的计划任务书、统计报表、审查表、申报表（书）等重要文本和呈报材料，由经办人填写《湖南工程学院教务处用章审批单》，处长审批后用印；
（4）其它特殊情况需批量用章（包括学籍档案、成绩单等），由经办人造册，并填写《湖南工程学院教务处用章审批单》，报处长签字同意后，派指定专人到指定地点用印。
第六条开具学生证明用章
学生成绩证明。
1、在校学生因出国深造、毕业找工作等原因需要在成绩单上加盖教务处公章的，由各教学院教务秘书出具成绩单，并加盖学院公章，教务处学籍科审核无误后填写《湖南工程学院教务处用章审批单》，分管处长签字后用印。
在校学生或往届毕业生因出国需要出具英文成绩单及相关英文材料的，需经国际交流处外事办主任会签，对英文翻译及相关英文材料进行审核签字，经教务处分管处长签字后用印。
2、已发毕业证和授予学位的往届毕业生需要出具成绩单或成绩证明的，统一到学校档案室复印原件由档案室加盖相关印章。
3、未发毕业证和授予学位的往届毕业生，需要出具成绩单或成绩证明的，教务处学籍科审核无误后填写《湖南工程学院教务处用章审批单》，分管处长签字后用印。
（2）学生在校证明。学生在校证明由学生所在学院开具核实意见并盖章。如确实需要加盖教务处公章，由教务处学籍科审核无误后填写《湖南工程学院教务处用章审批单》，分管处长签字后用印。如因参加各种考试或竞赛报名等办理人数较多时，应以班级为单位汇总，指定专人按以上要求统一办理。
（3）学生学历证明。往届已毕业学生需要开具学历证明或在学历相关证明材料上加盖教务处公章的，由教务处学籍科审核无误后填写《湖南工程学院教务处用章审批单》，经分管处长核实，处长签字后用印。
（4）其他学生证明。在校或已毕业学生开具其他证明需加盖教务处公章，由该项工作负责单位相关工作人员审核无误后填写《湖南工程学院教务处用章审批单》，经处长签字后用印。
第七条校内其他部门或人员用章
（1）其他部门用章。校内其他部门的材料需加盖教务处公章，由需盖章部门填写《湖南工程学院教务处用章审批单》，并经教务处处长签字后用印。
（2）其他人员用章。我校教师申报职称、各种奖项和课题等相关材料上需加盖教务处公章，由材料相关的教务处工作人员审核无误后填写《湖南工程学院教务处用章审批单》，经处长签字后用印。
第八条有下列情况之一者，不予用章：
（1）纯属私人事务，与本校工作、业务无关的文件、材料；
（2）空白介绍信、空白证件、空白奖状等；
（3）用圆珠笔或不同笔迹不同颜色书写的、多处或关键字涂改字迹不清的介绍信；
（4）不符合本办法要求的证书、证件、聘书、文件、函件、材料、报表等；
（5）落款名称与公章不一致的文件、材料（属代章性质的，应注明“代章”二字）。
第四章附则
第九条本办法自发布之日起实施，由教务处负责解释。
附件：湖南工程学院教务处用章审批单.docx
教务处
2018年7月3日
